VeriFactu, el nuevo sistema de facturación electrónica que afectará a autónomos y pymes ¿Cómo funciona y qué deben conocer las empresas?

Ene 17, 2024 | Edyma

¿Sabías que en 2025 todas las facturas deberán ser electrónicas y verificables?

Verifactu es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria con la finalidad de combatir el fraude fiscal y fomentar la digitalización y automatización de los procedimientos relacionados con la fiscalidad empresarial.
El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades.

Sin embargo, la norma recoge algunas excepciones. En concreto, no se aplicarán a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, y tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar.

Su impacto se va a percibir en la mayoría de las empresas, las cuales deberán incorporar aplicaciones informáticas homologadas para cumplir con la obligación de facturación, ya que les exigirá la generación de un registro de facturación de alta simultánea o inmediatamente anterior a la emisión de la factura.

Dichas aplicaciones deben contar con una declaración responsable confirmando su conformidad con el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación (pendiente de aprobación definitiva) y cumplir con las especificaciones que se aprueben durante su desarrollo mediante Orden Ministerial (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).

La certificación de los sistemas es obligatoria para los productores y comercializadores de estos programas. En concreto, corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.

Características del sistema Verifactu

Las aplicaciones informáticas de facturación deberán cumplir con los siguentes requisitos:

  • Generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
  • Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
  • Permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Se trata de la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu y que permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación.
  • En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda.
  • Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.

Objetivos del sistema VeriFactu

  • Establecer un estándar de seguridad. Si un cliente recibe un factura Verifactu tendrá la certeza de que la empresa o profesional que la emite se encuentra al día en sus obligaciones con Hacienda y trabaja de forma transparente.
  • Facilitar la labor contable. Dado que toda la facturación podrá llegar de forma automática a Hacienda, en un futuro será posible que parte o la totalidad de los modelos tributarios puedan presentarse de forma más sencilla, dado que toda la información de las facturas emitidas de la empresa ya constará en los registros de la Agencia Tributaria.
  • Promover una economía más transparente. La lucha contra el fraude se vuelve mucho más sencilla a través de este tipo de sistemas, que obligan a la totalidad de empresarios y profesionales con actividad económica a acogerse a sus exigencias. Ello permite estrechar el cerco contra la economía sumergida.
  • Ampliar digitalización y unificación de procesos. Los procesos de digitalización permiten ahorrar tiempo y dinero.

El horizonte de entrada en funcionamiento

Se ha marcado el 1° de enero de 2025 como fecha estipulada por la DGI para el ingreso obligatorio a la facturación electrónica. Aún queda un largo recorrido hasta llegar allí, pero su entrada en vigor va a significar la retirada efectiva de todos los sistemas de contabilidad “analógicos”, las facturas en papel y las cajas registradoras tradicionales

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